Fungsi Pemimpin Rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :

1.             Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.

Tipe - tipe Peserta Rapat

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

1)                  Tipe pemberi informasi

Tipe - tipe Pemimpin Rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1)                  Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

Perencanaan Dan Persiapan Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v   Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

v   What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

v   Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

Syarat - syarat Rapat

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

(1)          Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

(2)          Tidak ada monopoli

Macam - macam Rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a.              Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

b.              Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

·           Untuk memecahkan masalah.

·           Untuk menyampaikan informasi.

·           Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

·           Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

·           Sebagai sarana bernegosiasi.

·           Ketentuan hukum.

Garis Besar Notula

1.        ISI NOTULA

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

a.         Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

Fungsi Notula

1.      Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

Macam - macam Notula

Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

1.      Notula Harfiah