Jenis - Jenis Dokumen

1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
     a.  Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, 
          dan ijazah
     b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan 
         saham

Pengertian Dokumen

Pada dasarnya kita sebagai manusia, sepanjang hidup akan selalu berurusan dengan dokumen. Dimulai saat kita masih ada di dalam kandungan sampai akhirnya kembali kepada Sang Pencipta. Bukti pemeriksaan kandungan

Menyelenggaraan Rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.

Teknik Bertanya Dalam Rapat

1.             Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.

Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?

Pengendalian Rapat

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :

Fungsi Peserta Rapat

Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :

1.             Sebagai penyumbang pendapat

Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

Fungsi Pemimpin Rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :

1.             Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.

Tipe - tipe Peserta Rapat

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

1)                  Tipe pemberi informasi

Tipe - tipe Pemimpin Rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1)                  Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

Perencanaan Dan Persiapan Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v   Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

v   What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

v   Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

Syarat - syarat Rapat

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

(1)          Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

(2)          Tidak ada monopoli

Macam - macam Rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a.              Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

b.              Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

·           Untuk memecahkan masalah.

·           Untuk menyampaikan informasi.

·           Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

·           Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

·           Sebagai sarana bernegosiasi.

·           Ketentuan hukum.

Garis Besar Notula

1.        ISI NOTULA

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

a.         Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

Fungsi Notula

1.      Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

Macam - macam Notula

Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

1.      Notula Harfiah

Pengertian Notula

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Radiasi Ponsel

VIVAnews -- Sebuah panel ilmuwan terkemuka mengungkapkan bahwa radiasi dari telepon seluler (ponsel) bisa menjadi agen penyebab kanker otak. Para ahli menempatkan ponsel dalam kategori benda yang memiliki risiko bagi kesehatan, sama dengan pestisida, DDT, knalpot bensin, dan kopi.

Perbekalan Tata Usaha

1)             Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal, yang dimaksud perabot antara lain meja tulis, lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan, yang dimaksud perlengkapan kantor adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

Pengertian Tata Usaha

Tata usaha (kantor) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasitilas penunjang. Sehingga, dalam pengertian sehari-hari, kantor dapat diberikan kepada beberapa tempat sagai berikut :

1)        Ruang kerja,

2)        Pusat kegiatan untuk mengatur bisnis dalam sebuah perrrusahaan,

3)        Badan usaha, instansi pemerintah, dan lain-lain.