Perbekalan Tata Usaha

1)             Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal, yang dimaksud perabot antara lain meja tulis, lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan, yang dimaksud perlengkapan kantor adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

2)             Tujuan perbekalan

Aktivitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan antara lain ;

a)        Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.

b)        Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga dimusnahkan atau yang rusak tetepi msih  dapat diperbaiki.

c)        Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

3)             Macam-macam Perbekalan

a)        Perbekalan gedung, seperti ruang-ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil.

b)        Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan.

c)        Perbekalan rung kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, an sebagainya.

Macam-macam perbekalan di atas dapat dibedakan lebih lanjut menjadi 2 kelompok, yaitu benda tetap, seperti tanah, gedung, atau peralatan, dan benda tidak tetap, seperti kertas, tinta, kapur, dan lain-lain. Bila ditinjau dari segi peralatannya, perbekalan terdiri dari 4 kelompok, yaitu :

a)        Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.

b)        Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi, dan WC

c)        Peralatan laboraturium, seperti rak dan OHP, dan

d)       Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain-lain.

4)        Fungsi-fungsi Perbekalan

a)        Fungsi Pengadaan

Fungsi ini dilakukan oleh bagian pengadaan, bertugas dalam bidang pengembangan dan pengawasan terhadap system perbekalan. Fungsi ini meliputi kebijaksanaan, tata kerja, standarrisasi, biaya material, fasilitas, bidang personil, dan latihan perbekalan. Dalam proses pengadaan barang, seorang pimpinan bagian pengadaan perlu melakukan langkah-langkah seperti perimbangan alasan, standarisasi dan perincian benda, serta pembelian benda.

Ada empat faktor yang perlu diperhatikan dalam alasan pengadaan barang :

(1)     Faktor  Fungsional

(2)     Disini perlu ditelitipengaruh alat terhadap yang memakai.

(3)     Faktor  Ongkos

(4)     Faktor ini menyangkut biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh benda. Harga alat-alat yang dibuat dengan baik dan kuat serta memenuhi syarat-syarat untuk kerja akan lebih tinggi daripada alat-alat yang dibuat asal jadi.

(5)     Faktor standarisasi

(6)     Alat-alat yang dibuat dalam bentuk dan ukuran yang sama tentu memudahkan perbaikan-perbaikan kemudian hari, selain itu perawatan akan menjadi lebih sederhana.

(7)     Faktor Prestis

(8)     Faktor ini dihubungkan dengan penelitian pembelian alat-alat yang dipergunakan oleh pegawai-pegawai tinggi. Kedudukan dan tugas mereka sangat penting untuk mendapat fasilitas-fasilitas istimewa.

b)             Fungsi inventaris

Fungsi ini adalah pencatatan dan pengurusan atas benda-benda milik pemerintah. Pengertian ini disimpulkan dari Perpu No. 51/1962 pasal 2 ayat (b) yang berbunyi “Mengadakan administrasi yang rapih mengenai barang-barang yang masuk da keluar gudang, dan sebagainya.

c)             Fungsi pengadaan dan pemeliharaan

Bagian ini bertugas mengawasi tata kerja perbekalan instansi setelah barang bekal diterima dari penjual dan instansi lain. Fungsi ini meliputi pengembangan kebijaksanaan perbekalan an pengembangan rencana pengembangan perbekalan.

d)            Fungsi pengiriman/pemindahan

Fungsi ini perlu dilakukan karena untuk mengadakan suatu barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman. Mengirimkan barang dapat dilakukan dengan jalan darat, laut maupun udara.

Pengiriman darat menggunakan kereta api, truk, dan bus. Ada beberapa istilah dalam pengiriman barang dengan kereta api :

(1)          Kiriman biasa, dimana diangkut dengan kereta api barang.

(2)          Kiriman hantaran, dimana diangkut dengan kereta api penumpang dan onkosnya sangat mahal tetapi lebih cepat sampai.

(3)          Kiriman cepat, dimana kiriman ini akan diangkut dengan kereta api cepat.

(4)          Kereta api bagasi, dimana akan diangkut dengan kereta api penumpang dan ongkosnya sangat murah.

(5)          Kiriman reimburse, dimana barang dibawa ke tempat yang dituju oleh PT KAI dan diserahkan setelah dibayar oleh yang bersangkutan.

Pengiriman laut menggunakan kapal lautan motor boat. Barang yang dikirim lewat laut harus diserahkan kepada suatu perusahaan pelayaran. Si pengirim harus membuat surat kelengkapan antara lain resi mualim rangkap dua, konosemen rangkap empat, dan surat AVI (surat pendaftaran untuk memuatkan barang kedalam kapal).

Pengiriman udara menggunakan pesawat terbang atau helicopter. Untuk pengiriman barang dengan kapal udara dapat berhubungan dengan maskapai penerbangan GIA (Garuda Indonesia Airways). Biasanya hanya barang penting saja yang dikirim dengan GIA, diasanya obat-obatan.

e)        Fungsi penyimpanan

Fungsi ini dilakukan agar benda-benda perbekalan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama secara maksimal. Penyimpanan dilakukan  di sebuah gedung dan tentunya ada seorang yang bertugas menjaga gedung tersebut. Petugas gedung mempunyai tanggung jawab seperti :

(1)          Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaan ini secepatnya kepada yang bersangkutan.

(2)          Menyimpan dan memelihara dengan seksama barang-barang yang telah diterima.

(3)          Menyerahkan barang-barang kepasa orang yang berhak atas dasar perintah dan diberikan pimpinan.

(4)          Memberikan pertanggung jawaban yang dikehendaki mengenai pemeliharaan barang-barang.

f)              Fungsi penyingkiran dan penghapusan barang

Benda-benda milik instansi pemerintah perlu diadakan penyingkiran apabila benda-benda itu ternyata merupakan benda-benda yang telah tua atau rusak, sedangkan ongkos pemeliharaannya tidak seimbang dengan penggunaan tersebut, atau benda-benda itu merupakan benda-benda itu merupakan benda-benda kelebihan walaupun keadannya masih baru. Oleh karena itu perlu diadakan tindakan penjualan atau pelelangan, penukaran dengan benda-benda itu, dan perbaikan atas benda-benda itu.

g)             Fungsi pengendalian

Pengendalian perbekalan merupakan suatu proses yang berhubungan dengan pengawasan terhadap kegiatan perencanaan, pengadaan. Penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan, pengiriman dan penyingkaran dan penghapusan.