Dokumen kantor (surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.



Pengertian Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor. Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

Fungsi Surat
 a.       Alat bukti tertulis
       Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.
 b.      Alat pengingat.
       Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contohnya: akta jual beli.
 c.       Bukti historis
        Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.
 d.      Duta organisasi
       Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
 e.       Pedoman
       Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.
 f.       Sarana promosi
       Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan