Garis Besar Notula

1.        ISI NOTULA

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

a.         Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

b.        Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).

c.         Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.

d.        Tempat rapat.

e.         Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).

f.         Nama dan jabatan pimpinan rapat.

g.        Daftar hadir peserta.

h.        Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.

i.          Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.

j.          Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.

k.        Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.

l.          Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).

m.      Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a.         Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).

b.        Bahasa notula mudah dipahami pembaca.

c.         Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.

d.        Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.

e.         Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.

f.         Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

2.        SUSUNAN NOTULA

Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.

1.        Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.

2.        Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ..... sampai selesai ......

3.      Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4.        Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan .........

5.       Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju ......... orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.

6.        Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat tersebut.

7.        Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.