Pengertian Dokumen

Pada dasarnya kita sebagai manusia, sepanjang hidup akan selalu berurusan dengan dokumen. Dimulai saat kita masih ada di dalam kandungan sampai akhirnya kembali kepada Sang Pencipta. Bukti pemeriksaan kandungan

      yang berupa foto USG merupakan dokumen pertama yang didapatkan oleh si anak. Selanjutnya ketika anak itu lahir akan mendapatkan surat kelahiran, kemudian ketika menyelesaikan sekolah akan mendapatkan ijazah, dan ketika dewasa akan mendapatkan KTP. Ketika menikah akan mendapatkan surat nikah dan seterusnya pada saat bekerja akan mendapat surat keputusan, lalu mendapatkan surat pensiun jika sudah lanjut usia sampai akhirnya akan mendapat surat kematian saat meninggal dunia. 

7

Jadi dapat dibayangkan berapa banyak dokumen yang ada di dunia ini, karena setiap individu pasti akan mendapatkan dokumen. Setiap individu akan sangat memerlukan dokumen untuk mencapai keteraturan dalam hidup baik sebagai pribadi maupun sebagai masyarakat dan bernegara. Oleh karena itu, dengan adanya dokumen manusia akan sangat terbantu dalam mengatur dirinya maupun masyarakat pada umumnya. Itu baru dokumen pribadi belum lagi ditambah dengan dokumen-dokumen yang ada di kantor-kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta yang hampir tidak terhitung jumlahnya.

Dokumen yang begitu banyak jumlahnya tentunya memerlukan pengaturan yang baik untuk penyimpanan, karena jika penyimpanannya tidak baik akan sulit bagi kita untuk menemukan kembali data tersebut, apabila sewaktu-waktu kita membutuhkannya. Untuk itu perlu teknik dan tata cara yang baik agar dokumen tersebut dapat tertata dengan baik sehingga lebih memudahkan kita untuk menemukan kembali dokumen yang diperlukan. (hal ini akan dibahas lebih lanjut pada materi Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan).

Sebetulnya masih banyak orang yang belum mengerti tentang pengertian dokumen sesungguhnya, yang mereka ketahui tentang dokumen adalah sebatas hanya pada surat.

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari definisi di atas, terlihat bahwa dokumen itu lebih luas dari pada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen. Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat