Pengertian Tata Usaha

Tata usaha (kantor) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasitilas penunjang. Sehingga, dalam pengertian sehari-hari, kantor dapat diberikan kepada beberapa tempat sagai berikut :

1)        Ruang kerja,

2)        Pusat kegiatan untuk mengatur bisnis dalam sebuah perrrusahaan,

3)        Badan usaha, instansi pemerintah, dan lain-lain.

Pengertian kantor menunjukkan tempat untuk melaksanakan kegiatan sehingga pengertian ini dapat dikatakan pengertian kantor secara statis. Sedangkan, pengertian kantor dalam arti dinamis adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat untuk menghimpun, mencatata, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan berbagai informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi.

A.S. Moneir menyatakan bahwa cirri-ciri kantor adalah sebagai berikut :

1)        Tempat atau bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlindung yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.

2)        Jenis kegiatan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi, dan dokumentasi.

3)        Terdapat alat-alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, mesin penghancur kertas, dan lain-lain, serta dilengkapi dengan peralatan kantor lainnya seperti meja, kursi, buku, rak buku, dan fasilitas kerja seperti listrik, lampu, AC, air dan telepon.

Dapat disimpulkan bahwa kantor atau tata usaha merupakan suatu tempat atau ruangan yang dipergunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dengan menggunakan berbagai peralatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :

1)        Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

2)        Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

3)        Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4)        Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5)        Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6)        Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

Dengan mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mngersipkan dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy,  memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.