Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

1.1.1   Pengertian Administrasi

Istilah administrasi dalam pengertian sehari-hari adakalanya disamakan dengan istilah tata usaha. Administrasi terdiri atas dua pengertian. Namun sebelumnya perlu diketahui bahwa administrasi berasal dari kata Latin ( Yunani ), yaitu Ad dan ministrare. Kata Ad berarti ke atau kepada, adapun kata ministrare yang berarti mengabdi, memenuhi, atau melayani.

1.  Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit diambil dari istilah Belanda yaitu administratie yang berarti pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan dan kesekretarisan meliputi pekerjaan surat menyurat, dokumentasi, kearsipan, dan sebagainya dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.  Administrasi dalam arti luas

Selain istilah administrasi dalam bahasa Belanda yang artinya sama dengan tata usaha, yakni kegiatannya terbatas hanya pada kegiatan surat menyurat, mengetik, tulis-menulis, kearsipan dan kegiatan kantor lainnya. Dalam bahasa Belanda juga terdapat istilah bestuur yang mengandung arti luas dibandingkan dengan pengertian tata usaha.

Administrasi dalam arti luas dapat disebutkan sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih secara rasionalitas untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 1-2)

Menurut Arthur Grager, Manajemen Perkantoran merupakan fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

William Leffingwell & Edwin Robinson menjelaskan bahwa manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun perkerjaan itu harus dilakukan.

William Spriegel & Ernest Davies menerangkan bahwa manajemen perkantoran merupakan pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

Sedangkan menurut George R Terry, Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Dari keempat pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Dengan kata lain manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai sebuah fungsi yang berkaitan dengan sekelompok tugas pekerjaan yang meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung pada satu sama lain.

Sejak tahun enam puluhan terjadi perubahan baru mengenai Office Management menjadi Administrative Management karena dianggap tidak lagi mencerminkan kedudukan dan peranan dari fungsi manajemen lagi. Dapat didefinisikan Manajemen Administrasi adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi-fungsi pelayanan seperti memperoleh keterangan, mencatat keterangan, menganalisis keterangan, menyusun rencana, serta melakukan komunikasi.

Setelah adanya perubahan baru mengenai manajemen perkantoran menjadi administrasi perkantoran, kini manajemen perkantoran tidak lagi sekedar mencatat keterangan melainkan memikul tugas-tugas antara lain melakukan analisis dan menbuat perencanaan. Tugas-tugas ini dilakukan oleh pejabat pimpinan yang disebut Administrative Manager (Manajer Administratif).

Ruang lingkup tugas setiap manajer administrative tidak hanya menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana. Tugas setiap manajer perkantoran atau administrative berkaitan pula dengan aktivitas-aktivitas para pegawai bawahan dan rekan sekantor yang diatur dan disusun sebaik-baiknya. Hal ini dikatakan sebagai organisasi perkantoran.

Seorang ahli dari Inggris J. C. Denyer menyatakan bahwa seorang manajer perkantoran harus memiliki pendidikan dan latihan yang tepat maupun ciri-ciri perwakatan yang cocok dengan tugasnya. Manajer perkantoran juga harus memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan dalam organisasi. Seorang manajer perkantoran harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya maupun menghargai segi-segi teknis administrasi yang terperinci.

          (Gie, The Liang, 2007: Hal 2-12)

( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

1.1.2   Batasan Administrasi

Batasan merupakan pedoman untuk membantu memberikan penjelasan yang mencakup seluruh aspek dari ilmu pengetahuan yang akan dibicarakan. Batasan-batasan dari pengertian administrasi yang dikemukakan oleh para ahli tampak berbeda-beda, namun pada prinsipnya mempunyai maksud dan tujuan yang sama.

Sebagaimana disinggung bahwa dalam administrasi terdapat sekelompok orang. Adapun yang dimaksud sekelompok orang, sebagai berikut.

1.  Administrator ( kepala administrasi ), yaitu orang yang menetapkan ketentuan, termasuk tujuan yang akan dicapai pada setiap kegiatan.

2.  Manajer ( pimpinan pelaksanaan kerja ), yaitu orang yang memimpin dan menggerakkan langsung orang-orang, uang, mesin, alat-alat, metode serta sarana-sarana lainnya untuk mencapai tujuan.

3.   Staf assistant ( ahli/pembantu ahli ), yaitu orang yang bertugas sebagai pemikir dan penasehat yang membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan.

4.  Worker ( pekerja ), yaitu orang yang secara langsung melakukan pekerjaan atas perintah manajer, guna menghasilkan sesuatu yang diharapkan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 4)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

 1.1.3   Objek Administrasi

Kata objek dapat diartikan sebagai sasaran yang hendak dicapai. Jadi, objek administrasi adalah sesuatu yang hendak dicapai atau dituju oleh administrasi.

1.  Administrasi yang berobjek negara atau administrasi negara

Administrasi negara adalah administrasi yang berobjek kenegaraan atau tindakan yang dilakukan untuk kepentingan umum. Administrasi negara terbagi menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut.

a.     Administrasi pemerintahan negara, yaitu semua tindakan yang dilakukan dan bertujuan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam rangka memberikan pelayanan kepada kepentingan umum.

b.    Administrasi perusahaan negara, yaitu seluruh aktivitas yang bergerak di bidang perusahaan-perusahaan seperti perusahaan yang bergerak di bidang produksi/industry, distribusi, transportasi, perbankan dan sebagainya.

2.   Administrasi yang berobjek niaga atau administrasi bisnis

Administrasi niaga adalah administrasi yang berobjek niaga/swasta, yang kegiatan atau tindakannya bertujuan untuk kepentingan sendiri. Administrasi ini terdiri atas:

a.     Administrasi niaga, yaitu kegiatan atau tindakan di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri.

b.    Administrasi nonniaga, yaitu semua kegiatan yang cenderung bersifat sosial, misalnya sekolah swasta.

3.   Administrasi yang berobjek internasional

Administrasi internasional adalah semua kegiatan atau tindakan yang berobjek internasional, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan negara-negara anggotanya.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 4-5)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

1.1.4   Penggolongan Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam dua golongan, yaitu sebagai berikut.

a. Administrasi negara ( public administration ), yaitu suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara, misal administrasi pemerintah pusat, daerah, dan perusahaan-perusahaan negara.

b. Administrasi niaga/swasta ( bussines/private administration ), yaitu kegiatan-kegiatan organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

1.1.1   Unsur-unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi yang urutannya sebagai berikut.

1. Pengorganisasian, adalah rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka sebagai wadah atau tempat menjalankan kegiatan dari setiap usaha kerja sama.

2.Manajemen, adalah rangkaian kegiatan menggerakkan para pegawai serta mengarahkan segenap fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.

3. Komunikasi, adalah rangkaian kegiatan menyampaikan informasi, pesan, buah pikiran atau pengetahuan dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian, adalah rangkaian kegiatan mengurus dan mengatur penggunaan tenaga kerja dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan, adalah rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembiayaan sampai dengan pertanggungjawabannya dalam suatu usaha kerja sama.

6.  Perbekalan, adalah rangkaian kegiatan mengadakan, mengatur penggunaan, menyimpan, memelihara, dan menyingkirkan barang-barang keperluan dalam usaha kerja sama.

7. Tata usaha, adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

8. Hubungan masyarakat, adalah rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat disekitarnya, baik perorangan, kelompok maupun lembaga atau badan usaha terhadap usaha kerja sama.

Kedelapan unsur tersebut pada dasarnya saling menunjang dalam kegiatan-kegiatan administrasi, sehingga dapat berjalan terarah menuju sasaran dan tujuan. Selain itu, unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan yang tak terpisahkan dalam proses penyelenggaraannya.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 7)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

1.1.2   Syarat-Syarat Administrasi

Syarat-syarat pokok terjadinya administrasi ialah adanya sekelompok orang, kerja sama diantara kelompok orang tersebut, dan tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Adapun yang dimaksud dengan :

1. Kelompok orang, yaitu beberapa orang yang sudah sepakat untuk bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan yang menjadi kepentingan mereka bersama.

2. Kerja sama, yaitu rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang sebetulnya tidak akan terjadi apabila dilakukan masing-masing seorang diri.

3.Tujuan, yaitu nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmani maupun rohani, yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh sekelompok orang agar dapat dipenuhi.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 8)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

1.1.3   Proses dan Fungsi Administrasi

Proses kegiatan administrasi terjadi melalui tahapan kegiatan yang saling berhubungan dan berkesinambungan. Pada dasarnya proses kegiatan administrasi terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut.

1.   Penentuan tujuan

Penentuan tujuan merupakan tahap pertama dalam organisasi. Penetapan tujuan, sesuai dengan sifat dan bentuknya, merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.

2.    Perumusan misi

Tahap kedua ialah merumuskan misi yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka pencapaian tujuan akhir.

3.   Murumuskan Kebijakan pokok

Setelah misi dirumuskan, maka tugas selanjutnya ialah merumuskan kebijakan pokok dalam rangka pelaksanaan kearah yang diinginkan.

4.  Pengambilan keputusan

Dengan tujuan dan misi yang baik serta rumusan kebijakan kearah tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Dengan demikian pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.

5.  Pelaksanaan

Pelaksanaan pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini.

a.  Pengaturan karyawan dengan semboyan “the right man in the right place” artinya tepat di tempat yang tepat

b.    Pembimbingan karyawan agar tetap produktif

c.     Pengendalian bidang komunikasi intern dan ekstern

d.     Pembinaan hubungan kerja dan pengawasan

e.      Pengadaan dana

f.        Penyediaan sarana dan prasarana

Proses kegiatan administrasi terdiri atas tugas-tugas atau fungsi-fungsi administrasi. Fungsi disini berarti yang dilakukan seseorang, atau tugas pekerjaan yang dilakukan seseorang. Jadi, fungsi administrasi terdiri atas:

1.  Planning ( perencanaan ), yaitu kegiatan menetapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan tujuan yang hendak dicapai.

2.Organizing ( pengorganisasian ), yaitu proses pengelompokan dan pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab serta penempatan anggota atau tenaga kerja secara proporsional.

3.  Actuating ( penggerakan ), yaitu mendayagunakan sumber daya manusia atau pegawai, sumber dana, dan fasilitas lainnya hingga menggugah semangat kerja pegawai.

4. Controlling ( pengawasan ), yaitu berfungsi sebagai sarana pencegahan, memeriksa, dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang telah ditentukan.

Keempat fungsi administrasi tersebut saling berkaitan satu sama lain di dalam praktik penerapan administrasi.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 8-9)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)