Kamis, 14 April 2011 |

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor


Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1.             Menghimpun  : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2.             Mencatat   : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3.             Mengolah  : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4.             Menggandakan  : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5.             Mengirim  : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6.             Menyimpan  : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1.             Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2.             Membuat rekening
3.             Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4.             Menyimpan warkat
5.             Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6.             Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7.             Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8.             Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9.             Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10.         Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)


Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :
1.    Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2.    Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
3.    Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.
4.    Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
(S, Sapir, 2004: Hal  3)
(S, Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran. Malang: UM)

1 komentar:

Anonim mengatakan...

terima kasih atas ilmunya...

Poskan Komentar

Mohon Kritik dan Sarannya ya...