Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

1.             Menghimpun  : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.

2.             Mencatat   : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.             Mengolah  : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.             Menggandakan  : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.             Mengirim  : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya

6.             Menyimpan  : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.             Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

2.             Membuat rekening

3.             Surat-menyurat, mendikte, mengetik

4.             Menyimpan warkat

5.             Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.

6.             Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos

7.             Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

8.             Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh

9.             Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.

10.         Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)

( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :

1.    Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi

Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.

2.    Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi

Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.

3.    Segala macam pekerjaan komputasi

Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

4.    Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi

Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.

(S, Sapir, 2004: Hal  3)

(S, Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran. Malang: UM)