Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon disamping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi langsung dalam jarak jauh. Sebagai sarana komunikasi , telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi secara cepat, karena dengan telepon baik komunikator  (pengirim pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi berhari-hari.

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan atau menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak ke pihak lain.

Macam-Macam Pesawat Dan Hubungan Telepon

a.      Jenis pesawat telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.

1.      Intercom

Dalam bahasa inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi didalam. Hubungan di dalam intercom juga sering disebut dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

2.      Pesawat Telepon

Telepon merupakan alat untuk menyampaikan  informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

3.      PMBX (Privat Manual Branch Exchange)

Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelepon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung  dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.

4.      PABX (Private Automatic Branch Exchange)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa menggunakan operator. Penelpon dapat berhungan langsung keluar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelpon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

5.      Swichboard (papan sambungan)

Swictboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain

6.      Loudspeking Telephone ( pengeras suara telepon)

Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah :

a.       Meningkatkan kemampuan kerja

b.      Meningkatkan efisiensi waktu

c.       Menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

7.      Telephone Answering machine (mesin penjawab telepon)

Yaitu suatu alat yang dapat dapat merekam / menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

b.      Jenis hubungan telepon

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarak jangkaunya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) yaitu :

1.      Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan  langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.

2.      Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yagn dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memulai kode area tempat yang dituju.

3.      Hubungan Interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini penelepon harus memutar nomor kode wilayah yang dituju.

4.      Hubungan Internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau orgasnisasi di suatu negara yang lain.

c.       Peletakan pesawat telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada bermacam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, yakni:

1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di meja

2. Telepon dinding (wall phone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di dinding

3. Telepon genggam (handphone), yaitu telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya

d.   Cara kerja telepon

Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dibedakan menjadi 3 (tiga ) jenis, yaitu:

1.      Hubungan Melalui Operator

Bila melalui operator, penelepon memutar / menekan nomor operator sentral untuk meminta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon sendiri . Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

2.      Hubungan Langsung

Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelpon menelepon sendiri tanpa operator, memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian bicara.

3.      Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek, yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice)

e.       Etiket bertelepon

Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian yang berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik buruk, benar salah, baik tidak. Sedangkan etiket adalah tata krama, sopan santun, atau tata pergaulan.

Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut:

1.      Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.

2.      Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasis atau organisasi tempat kita bekerja.

3.      Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon.

4.      Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.

5.      Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap menyenagkan.

6.      Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

7.      Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu cepat atau lambat.

8.      Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, di samping pokok pembicaraannya.

9.      Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah memang saat ini waktu  yang tepat  untuk berbicara.

10.  Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja

11.  Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

12.  Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.

13.  Mengakhiri pembicaraan dengan tepat.

14.  Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon

1.      Menggunakan bahasa formal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon

2.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

3.      Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

4.      Berbicara terlalu banyak basa-basi.

5.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

6.      Berbicara dengan nada memerintah.

7.      Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.

8.      Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.

9.      Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

(Teguh Budi Karyoto, 2003. 10-27)

Karyanto, T. B. (Eds). 2003. Berkomunikasi dengan Pesawat Telepon. Jakarta: Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan.