Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor

George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak”.

Littlefield dan Peterson menerangkan bahwa setiap pekerjaan kantor dalam sebuah organisasi dalam dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.

Sedangkan Coleman Maze menerangkan bahwa kantor tatausaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampu kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Sedangkan saat ini tatausaha merupakan suatu hal yang sangat penting  dan tanpa tatausaha roda-roda perusahaan maupun instansi pemerintah atau swasta tidak dapat berjalan.

Dalam garis besarnya tatausaha mempunyai 3 peranan pokok, antara lain sebagai berikut:

1.    Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi supaya dengan mudah mengambil keputusan atau dapat melakukan tindakan yang tepat jika perusahaannya sedang menghadapi masalah.

3.    Membantu melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

(Gie, The liang, 2007: Hal 13-20)

( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya adalah memberikan layanan informasi dan perekaman dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai tujuan organisasi. Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi delapan yaitu :

1.    Menerima informasi

Contoh dari bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan telepon, pesanan faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2.    Merekam informasi

Tujuannya adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Contoh bentuk rekaman operasi yaitu korespondensi, pesanan dan faktur.

3.    Mengelola informasi

Yaitu memastikan agar informasi yang diterima benar dan akurat.

4.    Mengatur informasi

Kantor bertanggungjawab mensuplai informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Contohnya adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan – laporan pada umumnya.

5.    Memberi informasi

Kantor memberikan informasi dari rekamannya bila manajemen meminta. Informasi yang dibagikan dapat bersifat rutin, maupun khusus dapat secara lisan maupun tertulis. Contohnya pesanan, anggaran faktur, laporan keuangan.

6.    Melindungi aset

Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti menjaga keakuratan rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai apa saja yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

7.    Menyimpan informasi

Kantor harus menyimpan informasi yang diterima dengan baik agar mudah dicari apabila manajemen membutuhkannya.

          (S, Sapir, 2004: Hal 7)

(S, Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran. Malang: UM)