Menerapkan Bekerja dalam tim

Semua manusia pada umumnya mempunyai saling ketergantungan satu sama lain karena mereka tidak dapat hidup sendiri dalam memenuhi kebutuhannya. Seperti dalam hal pekerjaan, biasanya mereka akan membentuk kelompok atau tim dan mereka akan bekerja sama agar pekerjaannya cepat terselesaikan. Dalam arti sempit, tim dapat dikatakan sebagai kelompok.

Tetapi dalam arti yang lebih luas, pengertian tim adalah suatu kekuatan dinamis dari sekelompok kerja lengkap yang para anggotanya saling bertemu dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Dalam mengerjakan suatu pekerjaan, setiap orang pastinya akan membutuhkan bantuan orang lain maka setiap orang akan membentuk tim atau kelompok. Selain dapat bantuan dalam menyelesaikan tugas, tujuan dari bekerja dalam tim adalah:

1.      Untuk memperlancar aktivitas pekerjaan.

2.      Untuk memanfaatkan potensi setiap anggota kelompok.

3.      Untuk bekerja bersama-sama.

4.      Ada pembagian tugas,wewenang yang jelas dan adil untuk setiap anggota tim.

5.      Untuk mengefisiensikan waktu dan biaya

Sebenarnya bila bekerja dalam satu tim, membawa banyak manfaat selain mempercepat penyelesaian pekerjaan. Adapun manfaat dari bekerja dalam satu tim adalah:

1.      Terciptanya persatuan dan kebersamaan

Dalam bekerja satu tim, perbedaan-perbedaan yang ada dapat disatukan, sehingga rasa persatuan dan kebersamaan antaranggota tim akan tercipta.

2.      Meringankan beban pekerjaan dan beban biaya yang ditanggung

Beban pekerjaan yang banyak dan berat akan terasa lebih mudah jika dikerjakan bersama-sama (satu tim). Dan setiap pekerjaan pasti membutuhkan biaya, tetapi jika pekerjaan tersebut dibebankan kepada banyak orang akan terasa biaya lebih ringan.

3.      Meningkatkan produktivitas

Dengan bekerja dalam  satu tim, pekerjaan akan lebih cepat diselesaikan, jumlah yang dihasilkan lebih banyak dan kualitas yang dihasilkan lebih baik sehingga meningkatkan produktivitas.

4.      Meningkatkan efektivitas pekerjaan

Pembagian kerja yang disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian dalam satu tim sangat efektif karena mereka mendayagunakan seluruh kemampuannya agar mendapat hasil yang lebih baik.

5.      Mendorong berkembangnya kreativitas dan inovasi

Dengan mengeluarkan kemampuan yang dimiliki dalam satu tim, akan menumbuhkan kreativitas anggota tim.

6.      Meningkatkan rasa tanggung jawab

Dengan adanya pembagian tugas, tiap anggota akan bekerja dengan sungguh-sungguh karena mereka mempunyai tanggung jaawab masing-masing.

7.      Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan

Pelanggan adalah raja dan ingin dilayani secepatnya, sehingga diperlukan kerjasama anggota tim agar dapat kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi.

8.      Dapat memberikan manfaat finansial

Dan pada akhirnya jika semua anggota tim bekerja dengan sungguh-sungguh, maka dengan  sendirinya finansial/keuangan mereka akan meningkat/bertambah seiring dengan peningkatan produktivitas anggota tim.

Selain itu dalam bekerja satu tim, tentunya harus menerapkan prinsip-prinsip yang harus dikembangkan agar perbedaan dalam sebuah tim tidak berkembang menjadi suatu konflik. Adapun prinsip-prinsip itu adalah:

1.                  Saling menghargai

2.                  Mempunyai komitmen dan kepentingan yang sama

3.                  Mengembangkan peraturan yang jelas dan transparan

4.                  Mampu mengendalikan diri dan menjaga keseimbangan antara emosi dan pikiran

5.                  Harus saling mendukung

6.                  Bersikap terbuka dan saling percaya

7.                  Produktivitas

8.                  Selalu berkonsultasi sebelum memutuskan

9.                  Evaluasi

Pada dasarnya setiap orang yang bergabung dalam satu tim, mempunyai tugas dan tanggung jawab sesuai dengan jabatan, dan tugas yang diberikan. Antara lain:

1.      Tugas dan tanggung jawab sebagai anggota tim

Antara lain sebagai berikut:

a.       Mengembangkan visi dan misi dari sebuah tim.

b.      Menjaga rahasia, prestise, dan nama baik tim.

c.       Taat terhadap aturan yang telah ditetapkan tim.

d.      Menjalin kerjasama yang baik dengan rekan kerja tim.

e.       Mempunyai loyalitas kepada tim.

f.       Melakukan seluruh pekerjaan yang menjadi tugasnya masing-masing dengan sungguh-sungguh dan penuh tanggung jawab.

2.      Tugas dan tanggung jawab sebagai pemimpin tim

Antara lain sebagai berikut:

a.       Selalu memberikan contoh yang baik mengenai sikap, tindakan, dan perbuatan kepada bawahan.

b.      Selalu memotivasi dan dorongan kepada bawahan.

c.       Memberi perhatian dan tanggapan tentang semua persoalan yang ada dalam tim, baik berdasarkan pengamatan sendiri maupun beradasarkan laporan dari bawahan.

d.      Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang dilakukan oleh tim.

Tetapi agar semua anggota dapat mengoptimalkan segala potensinya, perlu diketahui tipe-tipe tim yang cocok serta tugas dan tanggung jawab masing-masing tim, antara lain:

1.      Tim Formal

Yang termasuk dalam tim formal, yaitu:

a.       Tim fungsional, adalah tim permanen yang dibentuk oleh organisasi untuk meraih sejumlah tujuan organisasi dengan jangka waktu yang tidak terbatas dan biasanya anggota dipilih berdasarkan bidang keahliannya. Dan tugas dan tanggung jawabnya antara lain:

-          Mengelola kegiatan organisasi sehari-hari,

-          Melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas rencana kerja,

-          Menerima laporan dari bawahan dalam rangka mengontrol, menyusun, merencanakan, dan melaksanakan tugas pekerjaan tim.

b.      Tim pendukung formal adalah tim yang memberi dukungan dan layanan seperti keuangan, administrasi dll. Dan tugas dan tanggung jawabnya antara lain:

-          Bertugas dan bertanggung jawab penuh terhadap beban kerja rutin,

-          Meningkatkan produktivitas

2.      Tim Informal

Yaitu tim yang diciptakan anggota-anggotanya sendiri untuk meraih tujuan yang belum tentu relevan dengan tujuan organisasi.

3.      Tim Tugas

Sebuah tim yang diciptakan oleh organisasi untuk meraih tujuan dengan ruang lingkup yang relatif sempit dan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Adapun yang termasuk ke dalam tipe tim ini adalah:

a.       Tim proyek

Yaitu tim yang dibentuk selama berlangsungnya suatu proyek tertentu. Tim ini bertugas dan bertanggung jawab untuk menentukan pembagian kelompok dan tugas serta perencanaan yang rinci dengan penuh disiplin.

 b.      Tim perubahan

Yaitu tim yang terdiri dari para ahli yang ditujukan untuk membuat perubahan dengan kemampuan kolektif. Tugas dan tanggungjawab tim ini adalah untuk mempengaruhi budaya perusahaan untuk mencapai peningkatan hasil dengan menerapkan metode baru;

c.       Tim khusus

Yaitu badan otonom yang terpisah dari organisasi, seringkali berkedudukan di lokasi yang jauh. Tim ini bertugas untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas tertentu dan membentuk tim yang fleksibel, independent, dan tangguh untuk mengejar hasil optimal.

d.      Tim gugus tugas sementara

Yaitu tim yang dibentuk untuk mempelajari atau memecahkan masalah tertentu dan melaporkan kepada pimpinan. Tim ini bertanggung jawab untuk membangun sistem IT baru, menghilangkan penghentian produksi dengan melibatkan diri dalam tugas-tugas serupa, dan untuk menggunakan proses informal dan menciptakan alternatif.

Apabila tim sudah dibentuk dan sudah mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing, tentunya tim tersebut harus dikembangkan. Dan dalam perkembangan tim, ada tahap-tahap perkembangan, antara lain:

1.      Pembentukan tim (forming)

Pada tahap awal ini individu-individu yang bergabung dalam tim masih membawa nilai-nilai, pendapat, dan cara kerja yang diperoleh dari pengalaman sebelumnya. Dan tahap ini terselesaikan jika anggota tim mulai menempatkan diri mereka sebagai bagian dari tim.

2.      Konflik/keributan (Storming)

Tahap ini merupakan periode konflik dan kompetisi antar anggota tim. Anggota tim menerima eksistensi tim, tetapi menolak keterbatasan yang mengganggu individualitas. Tahap ini terselesaikan jika terdapat hierarki yang jelas mengenai kepemimpinan dalam tim dan anggota tim berorientasi pada pemecahan masalah.

3.      Penormaan (Norming)

Norming ditandai dengan terbentuknya hubungan yang dekat antar anggota tim, menunjukkan kohesivitas (hubungan yang erat) dan merasakan identitas kelompok yang kuat. Tahap ini terselesaikan jika terdapat struktur peran dan norma yang merupakan konsensus bersama.

4.      Pelaksanaan (Performing)

Performing dicapai jika struktur telah berfungsi dan diterima secara penuh. Dan setiap anggota tim menyadari dan benar-benar sadar bahwa setiap individu dalam kelompok memiliki perannya masing-masing untuk berkontribusi mencapai tujuan tim.

5.      Penundaan (Adjourning)

Adjourning adalah tahap persiapan untuk membubarkan diri. Anggota tim lebih memfokuskan perhatian pada penyelesaian aktivitas seperti seremonial sebagai penutupan.

Didalam perkembangan sebuah tim, maka akan terjalin hubungan antar pribadi atau interpersonal relationship, yang artinya hubungan baik yang terjalin antar anggota dalam suatu lingkungan perusahaan yang berbada latar belakang dan pengalamannya.

Sebenarnya ketika bekerja dalam tim, hubungan antar pribadi dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu:

a.       Terbuka atas kritik dan saran.

b.      Menghargai perbedaan.

c.       Mau mendengar dan menghargai orang lain.

d.      Tidak memaksakan pendapat diri sendiri.

e.       Membangun kepercayaan dengan orang lain.

f.       Bersedia menolong dan mau ditolong orang lain.

Jika hubungan antar pribadi dalam suatu tim dapat berjalan dengan baik, akan memberikan manfaat, antara lain:

a.       Terciptanya kerjasama yang serasi antar anggota tim.

b.      Menumbuhkan sikap saling pengertian antara pimpinan dan anggota.

c.       Mengembangkan karir para anggota tim.

d.      Menanamkan rasa tanggung jawab kepada anggota tim.

e.       Menciptakan rasa solidaritas.

f.       Membangkitkan semangat anggota tim untuk terus berkarya,bekerja dan berprestasi.

Pada hakekatnya, budaya merupakan pondasi dari suatu tim. Jadi dapat dikatakan budaya kerja tim adalah suatu falsafah yang didasari oleh pandangan hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan, dan kekuatan pendorong, membudaya dalam kehidupan suatu tim. Tujuan budaya kerja tim adalah untuk membangun sumber daya manusia (SDM) seutuhnya agar setiap anggota tim sadar bahwa mereka berada dalam suatu hubungan dan berperan serta dalam menumbuhkan semangat kerja sama dan disiplin yang tinggi demi kemajuan tim.

Budaya kerja tim memberikan banyak manfaat, antara lain:

a.       Meningkatnya diplin

b.      Terbenruk sikap kegotongroyongan

c.       Menjamin hasil kerja dengan kualitas yang lebih baik

d.      Membuka seluruh jaringan komunikasi

e.       Adanya keterbukaan

f.       Adanya kebersamaan

g.      Jika menemukan kesalahan dapat cepat diperbaiki

h.      Timbul rasa kekeluargaan

i.        Cepat menyesuaikan diri dengan perkembangan

j.        Mengurangi laporan berupa data-data dan informasi yang salah dan palsu

k.      Kepuasan kerja meningkat

l.        Pergaulan yang lebih akrab

m.    Ingin memberikan yang terbaik bagi tim

Budaya untuk membentuk tim yang tangguh antara lain:

a.       Visi dan misi.

b.      Saling percaya (trust)

c.       Empati

d.      Menghormati setiap individu

e.       Berpikir positif

f.       Kerja sama

g.      Rela berkorban

h.      Suka tantangan dan hal baru

Menurut Luthans (2007), karakteristik penting dalam budaya organisasi (tim) mencakup sebagai berikut:

1. Keteraturan perilaku yang dijalankan
2. Norma
3. Nilai yang dominan
4. Filosofi
5. Aturan
6. Iklim organisasi

Sedangkan menurut Robbins (1996), sebagai berikut:

1. Inisiatif individual, tingkat tanggung jawab, kebebasan, dan independensi yang dipunyai individu.
2. Toleransi terhadap tindakan beresiko.
3. Arah.
4. Integrasi.
5. Dukungan dari manajemen.
6. Kontrol.
7. Identitas.
8. Sistem imbalan.
9. Toleransi terhadap konflik.
10. Pola-pola komunikasi.

Berdasarkan teori-teori diatas, dapat disimpulkan karakteristik budaya dalam tim dapat berpengaruh terhadap perusahaan dalam hal-hal sebagai berikut:

a.       Berpengaruh terhadap tingkat keluar masuknya karyawan

b.      Berperan dalam pengambilan keputusan

c.       Memberi identitas bagi organisasi

d.      Mengembangkan metode

e.       Menjaga sistem reward