Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, personil dapat diartikan sebagai pegawai, anak buah atau awak. Ada yang mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.

1.            Pegawai Negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

2.             Pegawai Swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.

3.             Pegawai Tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat secara resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

4.             Pegawai Honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Personil kantor merupakan aparat organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil kantor mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi.

1.1.1   Macam-Macam Personil Kantor

1.    Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.    Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.    Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

4.    Worker atau pegawai adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehari-hari.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 67-68)

1.1.2   Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil kantor akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Jika kantornya kecil maka kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh seorang sekertaris. Jika kantornya besar maka kegiatan administrasinya dibagi menjadi beberapa unit tersendiri yang masing-masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda.

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu sebagai berikut:

1.    Direktur, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

2.    Administrator, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3.    Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

4.    Sekertaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5.    Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standart/ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 68)

1.1.3   Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.1.3.1  Analisis Jabatan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya. Sedangkan analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan karyawan serta pedoman kegiatan lainnya dalam mutasi, dan syarat lingkungan kerja.

Manfaat analisis jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk:

a.    Perekrutan dan seleksi karyawan

b.    Kompensasi gaji karyawan

c.    Evaluasi jabatan

d.   Penilaian prestasi kerja karyawan

e.    Pelatihan

f.     Promosi dan pemindahan karyawan

g.    Organisasi

h.    Memperkaya pekerjaan

i.      Menyederhanakan pekerjaan

j.      Penempatan karyawan

 

1.1.3.2  Rekrutmen

Setelah menetapkan karakter atau ciri-ciri personil yang akan dibutuhkan, maka perusahaan akan berusaha untuk mendapat personil yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen.

Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik swasta maupun pemerintah.

A.  Penentuan Dasar Rekruitmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas dan terperinci sehingga pelamar mengetahui spesifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, ketrampilan dan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar penentuan rekrutmen, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dan jabatannya.

B.  Penentuan Sumber-Sumber Rekrutmen

Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja biasanya melalui sumber internal dan eksternal perusahaan.

1)   Sumber Internal, merupakan tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru.

Ø Keunggulan sumber internal

a)    Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.

b)   Loyalitas karyawan menjadi lebih besar terhadap perusahaan

c)    Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

d)   Waktu perekrutan relatif singkat

Ø Kelemahan sumber internal

a)    Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b)   Kurang adanya wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2)   Sumber Eksternal, merupakan tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

a.    Pelamar datang sendiri

b.    Kantor dinas tenaga kerja

c.    Lembaga-lembaga pendidikan

d.   Pemuatan iklan

e.    Referensi seseorang

f.     Mengambil dari persahaan lain

g.    Nepotisme

Ø Keunggulan sumber internal

a)    Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Ø Kelemahan sumber internal

a)    Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama

b)   Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

c)    Waktu perekrutan lama

d)   Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

C.  Metode-Metode Rekrutmen

Metode perekrutan yang dilaksanakan akan berpengaruh besar terhadap animo pelamar yang melamar pekerjaan. Umumnya metode perekrutan calon karyawan baru adalah melalui metode:

1.    Metode Tertutup, yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

2.    Metode Terbuka, yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan handal menjadi lebih besar.

D.  Kendala-Kendala Rekrutmen

Pada umumnya kendala-kendala tersebut, antara lain:

1.    Kebijakan perusahaan, biasanya menyangkut besar-kecilnya kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar

2.    Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar, semakin sedikit peminatnya. Sebaliknya semakin sedikit persyaratan yang diminta semakin banyak peminatnya.

3.    Solidaritas perusahaan. Besar-kecilnya perusahaan dan solidaritasnya akan mempengaruhi besar-kecilnya minat pelamar.

4.    Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka ataupun tertutup dalam melaksanakan rekrutmen akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

5.    Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan mempengaruhi besar-kecilnya minat pelamar.

6.    Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.

1.1.3.3  Seleksi

Seleksi dapat diartikan sebagai pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik), metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan perkerjaan.

Menurut Melayu Hasibuan, dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia, seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.

Dari dua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa seleksi merupakan tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki tenaga kerja yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon tenaga kerja yang ada.

Dalam melaksanakan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.    Seleksi harus efektif dan efisien

b.    Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku

c.    Petugas seleksi harus cerdas dan jujur

d.   Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis.

Langkah-langkah seleksi personil kantor

Agar diperoleh tenaga kerja yang sesuai kebutuhan, pelaksanaan seleksi harus berpedoman pada kualifikasi dasar. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.    Seleksi administrasi, merupakan seleksi persyaratan administrasi sesuai dengan kebutuhan dan apa yang telah ditentukan.

2.    Penarikan tenaga kerja. Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus memonitor bursa tenaga kerja karena supaya perusahaan  dapat mengetahui tingkat penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

3.    Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

4.    Tes dan Wawancara

·           Tes, merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian calon tenaga kerja tersebut.

(Mulyani, Sri dkk. 2010: Hal 67-74)

·           Wawancara, merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih secara bertahap dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Wawancara seleksi dilakukan dengan cara tanya jawab langsung untuk mengetahui data pribadi calon pegawai.  Tujuan dari diadakannya wawancara adalah untuk mengetahui apakah calon pegawai tersebut memenuhi persyaratan kualifikasi yang telah ditentukan perusahaan.

(Mangkunegara, Anwar Prabu, 2009: Hal:37)

5.    Penempatan personil kantor

Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan seorang pelamar telah diterima maka pelamar tersebut memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian ditempatkan di suatu bagian tertentu.

Menurut teori manajemen sumber daya manusia, penempatan tidak berlaku hanya untuk pegawai baru saja melainkan untuk pegawai lama pun juga dapat berlaku.

C Tujuan seleksi

Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

1)        Profesional

2)        Jujur dan disiplin

3)        Inovatif dan tanggung jawab

4)        Cakap dengan penempatan yang tepat

5)        Kreatif dan dinamis

6)        Berdedikasi tinggi

7)        Memenuhi perundang-undangan perburuhan

8)        Dapat bekerja sama

9)        Dapat bekerja secara mandiri

10)    Mudah berkembang

11)    Mempunyai budaya dan perilaku malu

D Cara-cara seleksi

Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu sebagai berikut:

a)    Nonilmiah, merupakan seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standart-standart kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Pada umunnya seleksi nonilmiah ini sering menimbulkan kesulitan di kemudian hari, karena hasilnya kurang dapat dipercaya.

b)   Ilmiah, merupakan seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.

E Tingkatan seleksi

Tingkatan dalam seleksi ada 3, yaitu sebagai berikut:

a.    Seleksi tingkat pertama, mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai dinyatakan diterima.

b.    Seleksi tingkat kedua, dilakukan calon karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan biasanya 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.

c.    Seleksi tingkat ketiga, seleksi dengan mengikuti tahapan prajabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 70-77)

1.1.1   Syarat-Syarat Personil Kantor

Setiap personil kantor harus memenuhi syarat yang sesuai dengan bidang tugas pekerjaannya. Secara umum persyaratan personil kantor meliputi :

1.    Persyaratan pengetahuan

Personil kantor harus dapat melakukan klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu, dimana syarat pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi tertentu. Persyaratan pengetahuan pada saat ini biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal karena seorang dianggap mampu mengerjakan suatu pekerjaan dan diterima sebagai karyawan kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang sudah diselesaikannya.

2.    Persyaratan keterampilan

Seorang karyawan kantor dibagian manapun dia ditempatkan, sudah seharusnya mampu melaksanakan semua pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik dan benar. Mampu bekerja dengan baik dan benar adalah tuntutan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan kantornya, berarti karyawan dituntut untuk dapat melaksanakan suatu tugas pekerjaan dengan cermat dan terampil, sehingga pekerjaannya akan berhasil dan berkualitas tinggi.

3.    Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang. Kepribadian yang dimiliki oleh setiap orang akan berbeda-beda tergantung pada sifat dan watak orang tersebut karena setiap orang mempunyai ciri khas masing-masing. Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor, yaitu :

                  a.               Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya sehingga menciptakan rasa memiliki, saling menjaga dan membela nama baik perusahaan.

                  b.               Tekun dan rajin, yaitu setiap melaksanakan pekerjaannya selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

                  c.               Kesabaran, yang bukan berarti lamban tapi sabar dalam arti teliti, tidak cepat putus asa dan ulet dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang diberikan kepadanya.

                 d.               Kerapian, yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, tertata rapi dan tidak berantakan.

                  e.               Dapat menyimpan rahasia. Personil yang baik dan bertanggung jawab adalah personil yang dapat menjaga dan menyimpan rahasia perusahaan.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 78-79)

1.1.2   Pelatihan dan Perkembangan Personil Kantor

A.     Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Sedangkan menurut Wexley dan Yukl, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial). Dengan demikian pelatihan dan pengembangan akan sangat erat kaitannya dengan usaha-usaha yang terencana untuk mencapai penguasaan kemampuan, pengetahuan, dan sikap-sikap karyawan.

B.     Manfaat Pelatihan

Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat dan keterampilan para personil kantor baik yang lama maupun yang baru, program pelatihan akan sangat diperlukan dan bermanfaat bagi mereka. Ada beberapa manfaat pelatihan, yaitu :

                  a.               Pelatihan dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor.

                  b.               Dengan pelatihan, karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik.

                  c.               Pelatihan dapat memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi dan aktvitas kerja.

                 d.               Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif.

                  e.               Karyawan mempunyai kesempatan untuk mengembangkan potensi diri.

                   f.               Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan maningkatkan produktivitas perusahaan.

C.     Jenis dan Tujuan Pelatihan

Tujuan pelatihan berhubungan erat dengan jenis-jenis pelatihan itu sendiri, yaitu :

                           a.               Supervisory training

Supervisory training adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan. Peserta juga mendapatkan pengawasan dan penilaian.

                           b.               Administrative training

Administrative training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaiman mempraktekkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

                            c.               Office method training

Office method training adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekretariatan.

                           d.               Refreshing training

Refreshing training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

D.    Prinsip-Prinsip Pelatihan

Untuk mencapai target dan tujuan pelatihan, pelaksanaanya harus di dasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :

                  a. Prinsip perbedaan individu

Dalam melaksanakan pelatihan, harus di perhatikan perbedaan –perbedaan individu para peserta pelatihan.

                  b. Prinsip pengembangan karyawan

Untuk pengembangan karyawan, dalam hal keterampilan, kemampuan dan pengetahuan, harus dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan.

E.     Komponen Pelatihan dan Pengembangan

Komponen pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut :

                                 a.          Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas.

                                b.          Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai.

                                 c.          Metode pelatihan dan pengembangan harus di sesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan.

                                d.          Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yg harus ditentukan.

                                 e.          Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

F.      Prinsip Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan sebagai berikut :

                                 a.          Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.

                                b.          Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

                                 c.          Trainers/pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran.

                                d.          Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta.

                                 e.          menggunakan konsep shaping (pembetukan) perilaku.

G.    Tahapan-Tahapan Penyusunan Pelatihan dan Pengembangan

Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut:

                                 a.          Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan.

                                b.          Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan.

                                 c.          Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan.

                                d.          Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya.

                                 e.          Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi.

                                 f.          Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan.

H.    Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Adapun tujuan pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut :

                                 a.          Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja.

                                b.          Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia.

                                 c.          Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja.

                                d.          Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal.

                                 e.          Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi.

                                 f.          Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja.

                                g.          Meningkatkan perkembangan karyawan.

                                h.          Menghindari keusangan.

I.       Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Pelatihan dan Pengembangan

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut :

                                 a.          Perbedaan masing-masing karyawan.

                                b.          Hubungan dengan analisis jabatan.

                                 c.          Motivasi.

                                d.          Partisipasi aktif.

                                 e.          Seleksi peserta pelatihan

                                 f.          Metode pelatihan dan pengembangan

J.       Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Menurut Ernest J. Mc Cormick, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bahwa organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan, jika hal itu merupakan keputusan terbaik dari manajer. Pelatihan diharapkan dapat memodifikasi perilaku karyawan dan dapat mendukung tujuan organisasi, seperti produksi, distribusi barang dan pelayanan yang efisien, menekan biaya operasi serta meningkatkan kualiatas karyawan.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 80-83)

(Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA)

1.1.3   Mutasi Personil Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, mutasi adalah pemindahan karyawan dari jabatan ke jabatan lain. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa mutasi merupakan proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal maupun secara vertikal dalam sebuah organisasi.

(1)          Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara lain:

a.    Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan kepada karyawan tersebut bahwa mutasi bukan bentuk hukuman bagi karyawan yang bersangkutan.

b.    Perusahaan ingin meyakinkan, bahwa karyawan tersebut tidak akan diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

c.    Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari rasa jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.

(2)          Mutasi atas keinginan pegawai sendiri

Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan pegawai sendiri, antara lain:

a.    Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan jabatannya

b.    Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak dengan keinginan dan kondisi fisiknya

c.    Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya.

§             Cara Mutasi

Mutasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara hotizontal (rotasi kerja/mutasi biasa) dan secara vertikal (promosi dan demosi).

a.    Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Rotasi kerja/mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa, antara lain:

1)   Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

2)   Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.

3)   Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan, dan suasana tempat kerja

4)   Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya

b.    Vertikal (promosi dan emosi)

1)   Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yang lebih tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.

A.    Manfaat dari promosi adalah sebagai berikut:

Ø Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

Ø Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan

Ø Untuk membina jenjang karir karyawan

Ø Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan

2)   Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapat dan statusnya pun lebih rendah.

Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena beberapa hal, antara lain:

Ø Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman.

Ø Membangkang, contohnya: karyawan menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak cocok.

Ø Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah

Ø Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana penawaran melebihi permintaan

Ø Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

§             Macam-macam mutasi

Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut:

(a)      Ditinjau dari tempat kerja karyawan

-          Mutasi antar urusan                      -        Mutasi antar biro

-          Mutasi antar seksi                        -        Mutasi antar instansi

-          Mutasi antar bagian

(b)     Ditinjau dari tujuan dan maksu mutasi

(i)       Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun.

(ii)     Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan

(iii)   Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan

(iv)   Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift A (malam) pindah ke shift B (siang)

(v)     Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antar karyawan

(c)      Ditinjau dari masa kerja karyawan

1.        Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.

2.        Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 83-87)

(Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA)

 

1.1.4   Pemberhentian Personil Kantor

 Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan perusahaan. Artinya tidak adanya hak dan kewajiban antara kedua belah pihak, kecuali kalau perusahaan menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua atau asuransi hari tua atas karyawannya.

Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu karena hal berikut:

a)    Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan yang fatal terhadap perusahaan

b)   Pemberjentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan pengurangan perusahaan karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus

c)    Pemberhentian karena permintaan karyawan sendiri

d)   Pemberhentian karena sudah mencapai usia lanjut

e)    Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat bekerja dan menyelesaikan tugasnya

f)    Pemberhentian karena tidak cakap rohani dan jasmaninya

g)   Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

h)   Pemberhentian karena meninggal dunia

i)     Pemberhentian karena terkena wajib militer

j)     Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang

Pemutusan hubungan kerja atas inisiatif karyawan sendiri dapat terjadi karena berbagai alasan yang mendukung. Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat permohonan tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan pemberhentian. Surat permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada organisasi melalui unit kepegawaian.

Tingkat pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu sebagai berikut:

1)   Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia pensiun

2)   Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan kesalahan yang fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini juga disebut sebagai pemecatan.

Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat beban kewajiban bagi perusahaan, karena perusahaan diwajibkan memberikan pesangon sesuai dengan peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan hubungan kerja secara tidak hormat perusahaan tidak harus memberi pesangon kepada karyawan yang bersangkutan.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 87-89)

(Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA)